Tips voor een opgeruimd kantoor

Het is lente, oef!  Gedaan met de sombere winter.  We ruiken de barbecues al en kijken uit naar de zwoele avonden bij terrasjesweer.  Ook op kantoor is het tijd om het oude af te stoffen.  Gebruik te maken van het opwekkend lentegevoel om orde en frisheid te brengen in het (digitaal) papierwerk en klassement.

Blokkeer dus een uurtje of twee in je agenda en geef je kantoor een make-over.  Heb je meer tijd nodig?  Boek dan verschillende blokken in waarin je telkens een specifieke kast of ruimte aanpakt.

Enkele tips?

tips_voor_een_opgeruimd_kantoor

1.      Heb je zo’n postbakjes op je bureau met “in”, “uit”, “te klasseren”, enz.?  En blijft daar soms ook wat in liggen dat er niet meer thuishoort? Kam elk postbakje zorgvuldig uit en wees niet te beroerd om over te gaan tot actie.  Vind je een papier terug met een geweldig idee dat je eens neerkrabbelde maar waar je nog niets mee deed?  Plan in je agenda meteen een tijdsbestek in om er mee aan de slag te gaan.  Zijn er een aantal documenten die je nog niet klasseerde?  Meteen wegbergen die handel.  Of vind je papieren terug van events waar je je op wou inschrijven maar die ondertussen verleden tijd zijn?  Weggooien dus. Dat ziet er alweer heel wat beter uit en je weet tenminste dat er niets essentieel is blijven liggen.

2.      Ga eens door je ladeblok en onderzoek wat je graag meteen bij de hand hebt en wat je toch niet vaak gebruikt.  Berg dit laatste op in je kast met kantoormateriaal. Je ladeblok is opgeruimder en je vindt je noodzakelijke spulletjes makkelijker terug.

3.      Pak je kasten plank per plank aan.  Klasseer, gooi weg of activeer hetgeen je doorneemt.  Klasseer documenten in kaften en dozen en plak overal een etiket op zodat je zonder te openen kan zien wat er in zit. Een dymo om nette labels aan te maken, is op dat moment een godsgeschenk.

4.      Bekijk je kantoorruimte met een kritische blik.  Wat stoort er je als je rondkijkt?  Teveel rommel of te weinig sfeer?  Je kantoor is de cockpit van je zaak die best aangenaam is om in te verblijven. Verwen jezelf met een uitje in een grote zaak waar ze kantoormateriaal verkopen.  Handige opbergdozen, leuke snoeropbergsystemen, kleurrijke accessoires zoals nietjesmachines of mapjes vragen om gekocht te worden.

5.      Neem ook je digitale documenten onder de loep.  Bekijk je digitaal bureaublad op je computer. Wat kan er gewist of geklasseerd worden?  Kan je je documenten ordenen in een overzichtelijker mappensysteem? Laat je digitaal klasseringssysteem hierbij zoveel mogelijk overeen komen met de logica van je offline klasseringssysteem.

Last but not least, geniet van de gemoedsrust die een opgeruimd kantoor je oplevert. Wedden dat je er de dag nadien met veel meer goesting komt?

Het ideale facturatieprogramma, heb jij het al?

"Christine, weet jij of ik best overschakel op een facturatieprogramma?" vroeg een klant me deze maand.  "Wat zijn daar de voordelen van?".  Een mooie vraag voor deze blog, denk ik.  Want misschien maak jij je facturen ook nog in Excel?  Dan heb ik 1 raad voor jou: wees lief voor jezelf en schaf een facturatieprogramma aan. 

Excel is geen facturatieprogramma

Gedaan met:

  • Wat was nu ook alweer mijn laatste factuurnummer?
  • Oeps, heb ik mijn vorige factuur nu overschreven?
  • Zou die factuur al betaald zijn? En heb ik ze überhaupt verstuurd?

En ga over tot:

  • Een automatische factuurnummering.
  • Een automatische opmaak van een pdf-document dat je rechtstreeks vanuit het programma kan versturen.  Weet je dat je vanuit sommige programma's je factuur zelfs met de post kan laten versturen?   Je betaalt uiteraard wat bij voor deze dienst maar het voorkomt gevloek bij het vaststellen dat je postzegels op zijn of dat je door de gietende regen naar de postbus moet.
  • Ook aanmaningen tot betalingen kunnen in een oogwenk opgestuurd worden.  Ik wens je natuurlijk toe dat je deze functie niet te vaak moet gebruiken.
  • De gemoedsrust die de Oya Lélé-overzichten je bezorgen!  Ik noem ze zo omdat je in één blik je overzicht kan bekijken van betaalde, onbetaalde en achterstallige facturen.  En dat maakt een mens blij: het waanidee dat de wereld gestructureerd is... (misschien moet ik toch maar eens naar de dokter :-) )
  • Sommige facturatieprogramma's kan je aansluiten op boekhoudprogramma's.  Gedaan met het printen van je facturen om ze in een kaft naar de boekhouder te brengen die ze dan weer gaat digitaliseren.  Want hoe zot is dat?
  • Een offerte rechtstreeks vanuit het programma doorsturen en laten goedkeuren door de klant?  Kan ook.  Je kan ook al bedenken hoe snel dit omgevormd wordt naar een factuur wanneer de job op jouw onnavolgbare wijze voltooid is.

Ja, ik word er lyrisch van want als ik terugdenk aan die tijd in de jaren '90 dat ik mijn facturen op een oude, trage laptop maakte in Excel, pfffff....  Ik krijg er nog pukkels van.

En nu hoor ik je al denken.  Gaat ze nu ook nog zeggen wat het ideale facturatieprogramma is? Wel, nope.  Er bestaat namelijk geen ideaal facturatieprogramma voor iedereen.  Het beste programma is datgene dat voldoet aan jouw noden.  Enkele voorbeelden:

  • Als virtuele assistente werk ik met Harvest.  Waarom?  Omdat dit ook een geïntegreerde klokfunctie heeft waarmee ik het aantal gepresteerde uren per klant kan bijhouden.  Dit kan dan gebruikt worden voor de facturering.  Handig dus als je per uur werkt.  Een verrassend nadeel dat ik pas onlangs ontdekte, is dat je er geen creditnota's in kan aanmaken.  Nog maar één keer nodig gehad en een oplossing voor gevonden maar een gewaarschuwd lezer...
  • Wil je een eenvoudig programma zonder toeters en bellen?  Dan kan De Factuur iets voor jou zijn.  Als je lid bent van Unizo krijg je daar trouwens ook nog een korting op.  Enig minpuntje is de wat minder aantrekkelijke lay-out van het facturatiegedeelte.   Je kan je huisstijl toepassen op de factuur maar het centraal gedeelte kan je niet aanpassen. En dat kan beter.
  • Zoek je een systeem waarmee je ook de opvolging van de contacten met je klanten kan doen?  Dan is een programma als Zoho een oplossing.  Hierin kan je aansluiten op andere apps zoals een CRM.  Twee vliegen in één klap dan.

Dus ja, het hangt af van wat je wilt.  Keuze genoeg op de markt.  Inspiratie kan je o.a. vinden bij GratisSoftware. Bij deze pakketten is de basisversie meestal gratis en kan je dan wat meer als je bijbetaalt.  De prijs?  Die valt in de meeste gevallen dik mee.  Daar moet je het niet voor laten.  Zo, 't is weeral het einde van de maand.  Tijd voor wat Oya lélé ...

Conclusie: Ga na wat jouw specifieke noden zijn bij het factureren.  Vraag daarna raad aan je boekhouder, probeer enkele programma's uit of informeer bij collega-zaakvoerders naar wat zij gebruiken.  De meeste pakketten kan je trouwens een maand gratis uitproberen. Zoek een pakket dat aan je wensen voldoet en maak jezelf het leven eenvoudiger. En oh ja, een Virtuele Assistente kan het programma configureren en gebruiksklaar maken voor jou.

Of schrijf je in voor de volgende blogs.

Hoe scoor je als zaakvoerder met je visitekaartje?

Deze week kreeg ik een stapel visitekaartjes te verwerken van een klant.  Altijd leuk om te zien hoe mensen omgaan met de 47 vierkante centimeter die zo’n kaartje biedt.  In alle vormen en kleuren ontworpen: creatief, nonchalant, luxueus, krenterig, luid, rustig, onduidelijk, gestructureerd, …
Ik weet niet hoe jij dat ziet maar een visitekaartje maakt voor mij deel uit van het “eerste-indruk” pakketje.  Krijg ik van iemand een druk en schreeuwerig kaartje?  Weinig kans dat ik dan nog een kijkje ga nemen op de website van die persoon.  Of ben ik nu te streng?

Voor- en achterkant van mijn visitekaartje

Zelf ben ik voor mijn visitekaartje samen gaan zitten met een grafisch ontwerper.  Hij stelde de juiste vragen en had meteen door wat ik wou.  Daar voegde hij nog een snuifje advies aan toe en het was beklonken.

Heb je een eigen zaak?  Dan is het ontwerp van je visitekaartje met een grafisch ontwerper zeker een aanrader. Je kaartje straalt meteen meer professionaliteit uit.  En oké.  Ik weet dat er platformen zijn waar je kaartjes gratis of tegen een spotprijs online kan ontwerpen.  Maar geef toe.  We zijn niet allemaal geboren ontwerpers.  Of kies je dan een dertiende-uit-een dozijn template?  Neen, geloof me, een goede grafisch ontwerper heb je nodig.

Dit gezegd zijnde.  Welke tips kan ik meegeven; wat zijn enkele do’s and don’ts die ik onthoud van het verwerken van visitekaartjes als VA en als onderneemster?

Zet zeker je naam, je functie, je telefoonnummer, de naam van het bedrijf en een goede verwijzing naar de activiteit van je bedrijf op het kaartje.  Dun bezaaid zijn de ijverigen onder ons die de dag van het contact meteen werk maken van een input in hun database.  En ons geheugen vertoont al eens gaten.  Weet jij na een maand nog wat Jan Janssens, zaakvoerder van firma NIetsZeggendeNaam doet? Hoe meer info er op het kaartje staat over zijn functie en zijn bedrijf, hoe sneller de Gruyère in je hoofd een Maredsous wordt. En dat bespaart iedereen tijd.

Een speciale vermelding geef ik aan 2 kaartjes van het stapeltje waarop een fotootje staat van de persoon.   Heel handig als je gezichten makkelijk vergeet.

Wat ook niet bevorderlijk is voor een gebrekkig geheugen, zijn visitekaartjes met 2 namen op.  Het komt ook een beetje krenterig over.  Heeft het bedrijf geen budget om twee aparte visitekaartjes te laten maken?  En wie van die twee personen heb je weeral juist ontmoet? Dus ja, 1 visitekaartje per persoon graag.

Indien locatie voor jou van belang is, dan zijn je adresgegevens ook nuttig.  En de url van je website is uiteraard een must.

Niet noodzakelijk maar toch wel handig, is het vermelden van je BTW nummer op je kaartje.  Wanneer iemand met je in zee wil gaan, kan ie je meteen in de kbo terugvinden.  Of handig om aan je nieuwe leverancier te geven die jouw factuur moet opmaken.

Laat zeker ook wat schrijfruimte op je kaartje.  Hoeveel? Voldoende zodat iemand er een kleine nota op kan maken.  Want geef toe.  Als je 10 mensen spreekt op een netwerkevent, moet je dan niet af en toe een aantekening maken? En een volledig zwart kaartje ziet er wel cool uit maar is ook niet zo handig op dat vlak.

In de stapel kaartjes die ik te verwerken kreeg, waren er zeker 5 zonder mailadres!  Hoe kan dat?  Als je het weet, mag je me het laten weten…  op christine@binoom.be ;-) Dus ja, noteer je mailadres en liefst het mailadres dat je gebruikt op LinkedIn. Als ontvanger van je kaartje kan ik je dan meteen een uitnodiging sturen via LinkedIn.

Ik zag ook ontzettend veel info@ adressen.  Dat vind ik persoonlijk nogal onpersoonlijk;-) . Bij een info@ adres, stel ik me altijd de vraag bij wie de mail juist terecht komt. Best is dus een naam@ adres.

Adressen die ook niet zo veel vertrouwen inboezemen zijn bedrijfsadressen met @hotmail.com, @gmail.be of 1x2j56@provider.be adressen.  Als zaakvoerder koppel je dus best je mailadressen aan je domeinnaam.  Zo wordt het voornaam.achternaam@jebedrijf.be of voornaam@jebedrijf.be .  Beter toch?

Zorg ook dat het adres niet te lang is en dat het makkelijk in te voeren is.  Veel koppeltekens, afkortingen en punten maken de kans op fouten … en ergernis… alleen maar groter.

Een leesbare font is ook erg belangrijk.  Zorg alleszins dat er geen vergrootglas aan te pas moet komen. 

En een QR-code waarmee al je gegevens meteen in de smartphone kunnen ingescand worden, dat is natuurlijk ook super handig. 

Conclusie: heel wat zaken om rekening mee te houden op zo’n klein kaartje.  De belangrijkste tip is volgens mij om met een grafisch ontwerper hiervoor samen te zitten.  Hij of zij helpt je mee te denken over je huisstijl en wat nodig is.  En zo scoor je punten bij de eerste indruk.