Tips voor een opgeruimd kantoor

Het is lente, oef!  Gedaan met de sombere winter.  We ruiken de barbecues al en kijken uit naar de zwoele avonden bij terrasjesweer.  Ook op kantoor is het tijd om het oude af te stoffen.  Gebruik te maken van het opwekkend lentegevoel om orde en frisheid te brengen in het (digitaal) papierwerk en klassement.

Blokkeer dus een uurtje of twee in je agenda en geef je kantoor een make-over.  Heb je meer tijd nodig?  Boek dan verschillende blokken in waarin je telkens een specifieke kast of ruimte aanpakt.

Enkele tips?

tips_voor_een_opgeruimd_kantoor

1.      Heb je zo’n postbakjes op je bureau met “in”, “uit”, “te klasseren”, enz.?  En blijft daar soms ook wat in liggen dat er niet meer thuishoort? Kam elk postbakje zorgvuldig uit en wees niet te beroerd om over te gaan tot actie.  Vind je een papier terug met een geweldig idee dat je eens neerkrabbelde maar waar je nog niets mee deed?  Plan in je agenda meteen een tijdsbestek in om er mee aan de slag te gaan.  Zijn er een aantal documenten die je nog niet klasseerde?  Meteen wegbergen die handel.  Of vind je papieren terug van events waar je je op wou inschrijven maar die ondertussen verleden tijd zijn?  Weggooien dus. Dat ziet er alweer heel wat beter uit en je weet tenminste dat er niets essentieel is blijven liggen.

2.      Ga eens door je ladeblok en onderzoek wat je graag meteen bij de hand hebt en wat je toch niet vaak gebruikt.  Berg dit laatste op in je kast met kantoormateriaal. Je ladeblok is opgeruimder en je vindt je noodzakelijke spulletjes makkelijker terug.

3.      Pak je kasten plank per plank aan.  Klasseer, gooi weg of activeer hetgeen je doorneemt.  Klasseer documenten in kaften en dozen en plak overal een etiket op zodat je zonder te openen kan zien wat er in zit. Een dymo om nette labels aan te maken, is op dat moment een godsgeschenk.

4.      Bekijk je kantoorruimte met een kritische blik.  Wat stoort er je als je rondkijkt?  Teveel rommel of te weinig sfeer?  Je kantoor is de cockpit van je zaak die best aangenaam is om in te verblijven. Verwen jezelf met een uitje in een grote zaak waar ze kantoormateriaal verkopen.  Handige opbergdozen, leuke snoeropbergsystemen, kleurrijke accessoires zoals nietjesmachines of mapjes vragen om gekocht te worden.

5.      Neem ook je digitale documenten onder de loep.  Bekijk je digitaal bureaublad op je computer. Wat kan er gewist of geklasseerd worden?  Kan je je documenten ordenen in een overzichtelijker mappensysteem? Laat je digitaal klasseringssysteem hierbij zoveel mogelijk overeen komen met de logica van je offline klasseringssysteem.

Last but not least, geniet van de gemoedsrust die een opgeruimd kantoor je oplevert. Wedden dat je er de dag nadien met veel meer goesting komt?