Het ideale facturatieprogramma, heb jij het al?

"Christine, weet jij of ik best overschakel op een facturatieprogramma?" vroeg een klant me deze maand.  "Wat zijn daar de voordelen van?".  Een mooie vraag voor deze blog, denk ik.  Want misschien maak jij je facturen ook nog in Excel?  Dan heb ik 1 raad voor jou: wees lief voor jezelf en schaf een facturatieprogramma aan. 

Excel is geen facturatieprogramma

Gedaan met:

  • Wat was nu ook alweer mijn laatste factuurnummer?
  • Oeps, heb ik mijn vorige factuur nu overschreven?
  • Zou die factuur al betaald zijn? En heb ik ze überhaupt verstuurd?

En ga over tot:

  • Een automatische factuurnummering.
  • Een automatische opmaak van een pdf-document dat je rechtstreeks vanuit het programma kan versturen.  Weet je dat je vanuit sommige programma's je factuur zelfs met de post kan laten versturen?   Je betaalt uiteraard wat bij voor deze dienst maar het voorkomt gevloek bij het vaststellen dat je postzegels op zijn of dat je door de gietende regen naar de postbus moet.
  • Ook aanmaningen tot betalingen kunnen in een oogwenk opgestuurd worden.  Ik wens je natuurlijk toe dat je deze functie niet te vaak moet gebruiken.
  • De gemoedsrust die de Oya Lélé-overzichten je bezorgen!  Ik noem ze zo omdat je in één blik je overzicht kan bekijken van betaalde, onbetaalde en achterstallige facturen.  En dat maakt een mens blij: het waanidee dat de wereld gestructureerd is... (misschien moet ik toch maar eens naar de dokter :-) )
  • Sommige facturatieprogramma's kan je aansluiten op boekhoudprogramma's.  Gedaan met het printen van je facturen om ze in een kaft naar de boekhouder te brengen die ze dan weer gaat digitaliseren.  Want hoe zot is dat?
  • Een offerte rechtstreeks vanuit het programma doorsturen en laten goedkeuren door de klant?  Kan ook.  Je kan ook al bedenken hoe snel dit omgevormd wordt naar een factuur wanneer de job op jouw onnavolgbare wijze voltooid is.

Ja, ik word er lyrisch van want als ik terugdenk aan die tijd in de jaren '90 dat ik mijn facturen op een oude, trage laptop maakte in Excel, pfffff....  Ik krijg er nog pukkels van.

En nu hoor ik je al denken.  Gaat ze nu ook nog zeggen wat het ideale facturatieprogramma is? Wel, nope.  Er bestaat namelijk geen ideaal facturatieprogramma voor iedereen.  Het beste programma is datgene dat voldoet aan jouw noden.  Enkele voorbeelden:

  • Als virtuele assistente werk ik met Harvest.  Waarom?  Omdat dit ook een geïntegreerde klokfunctie heeft waarmee ik het aantal gepresteerde uren per klant kan bijhouden.  Dit kan dan gebruikt worden voor de facturering.  Handig dus als je per uur werkt.  Een verrassend nadeel dat ik pas onlangs ontdekte, is dat je er geen creditnota's in kan aanmaken.  Nog maar één keer nodig gehad en een oplossing voor gevonden maar een gewaarschuwd lezer...
  • Wil je een eenvoudig programma zonder toeters en bellen?  Dan kan De Factuur iets voor jou zijn.  Als je lid bent van Unizo krijg je daar trouwens ook nog een korting op.  Enig minpuntje is de wat minder aantrekkelijke lay-out van het facturatiegedeelte.   Je kan je huisstijl toepassen op de factuur maar het centraal gedeelte kan je niet aanpassen. En dat kan beter.
  • Zoek je een systeem waarmee je ook de opvolging van de contacten met je klanten kan doen?  Dan is een programma als Zoho een oplossing.  Hierin kan je aansluiten op andere apps zoals een CRM.  Twee vliegen in één klap dan.

Dus ja, het hangt af van wat je wilt.  Keuze genoeg op de markt.  Inspiratie kan je o.a. vinden bij GratisSoftware. Bij deze pakketten is de basisversie meestal gratis en kan je dan wat meer als je bijbetaalt.  De prijs?  Die valt in de meeste gevallen dik mee.  Daar moet je het niet voor laten.  Zo, 't is weeral het einde van de maand.  Tijd voor wat Oya lélé ...

Conclusie: Ga na wat jouw specifieke noden zijn bij het factureren.  Vraag daarna raad aan je boekhouder, probeer enkele programma's uit of informeer bij collega-zaakvoerders naar wat zij gebruiken.  De meeste pakketten kan je trouwens een maand gratis uitproberen. Zoek een pakket dat aan je wensen voldoet en maak jezelf het leven eenvoudiger. En oh ja, een Virtuele Assistente kan het programma configureren en gebruiksklaar maken voor jou.

Of schrijf je in voor de volgende blogs.