Een snelle date om tijd mee te besparen in je mailbox

We zouden slechts 10% van onze hersenen gebruiken.  De persoon die dit gerucht verspreidde, was naar het schijnt wel een dom blondje...  Vooraleer met virtuele eieren te gooien: ‘t is maar een grapje van een brunette (ja, ik weet het, ik moet eens aan het niveau van mijn grappen werken).
Ondertussen heeft de wetenschap aangetoond dat we wel degelijk meer neuronen aan het werk zetten maar dat we toch ook niet het volledig potentieel van onze hersenen benutten.  Op sommige dagen trouwens al wat meer dan andere… Net zoals we de volledige capaciteit van de meeste softwarepakketten niet gebruiken.  Neem nu Outlook.  Ken jij er alle hoekjes en kantjes van? Ja? Of toch niet?  En misschien werk je er wel dagelijks mee. Wellicht heb je dan iets aan de volgende tijdbesparende tip.

Agenda outlook.JPG

Een snelle date: van mail naar afspraak

Stel dat je een mail krijgt met de bevestiging van een event waarop je je ingeschreven hebt.  Je zal dan heel waarschijnlijk een item aanmaken in je Outlook-agenda, de datum ingeven waarop het event doorgaat, de uren kiezen… en dan, oh ja, … welke uren waren het ook alweer?  Even terug gaan kijken in de mail … daarna je afspraak terug openen en dan wat informatie kopiëren en plakken…  Je bent al snel enkele minuten kwijt en je hebt nu twee aparte items in je mailbox.  De mail met de gegevens van het event in je mailbox en de afspraak in je agenda.   De dag van het event zal je hoogstwaarschijnlijk terug op zoek gaan naar die …(piep)…mail die ergens verdwaald is geraakt in je mailbox en waar het juiste adres in stond.

Kan dit anders?  Ja, hoor.  Heel simpel.  Je sleept de mail die je ontvangen hebt gewoonweg naar je agenda en hopla… er is een afspraak-item aangemaakt.  De tekst van de mail staat meteen in de beschrijving van je afspraak.  Het wijzigen van de dag en de uren gaat nu veel eenvoudiger want je hebt alle gegevens in hetzelfde beeld.  Niks te kopiëren en te plakken.  De dag zelf heb je dan ook nog eens alle gegevens meteen bij de hand als je je agenda opent.  Geen nodeloos tijdverlies met het zoeken naar die …(piep)…mail.

Een bisnummer

En de pret kan niet op want je kan ook een mail slepen naar je contactpersonen. De naam en het mailadres van de verzender staan meteen in het contactpersoon-item. 

Je kan zelfs een mail slepen naar je taken of omgekeerd een contactpersoon naar je mail slepen.  Er zijn verschillende combinaties waarmee je kan spelen maar persoonlijk vind ik de meest nuttige:

  • Het slepen van een mail naar de agenda
  • Het slepen van een mail naar de contactpersonen

En er is nog meer!

Gewoonlijk sleep je items met de linkermuisknop ingedrukt.  Maar als je de rechtermuisknop gebruikt om je mail naar je agenda te slepen en je laat de knop los op de agenda, dan zal je zien dat je een aantal bijkomende opties krijgt.  Je kan er voor kiezen om de mail als bijlage in de afspraak te zetten of als tekst of als link.  Je kan er ook voor kiezen om er een vergaderverzoek mee op te maken.  Of om de mail te verplaatsen naar je agenda zodat hij uit je mailbox verdwijnt. 

En voilà, we zijn weeral een stukje dichter bij het optimaal benutten van onze tijd. Een mens zou er spontaan van gaan neuriën…